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Elle est constituée pour environ 65% de règles grammaticales, 15% de règles sémantiques, 15% de règles lexicales, et pour 5% de règles syntaxiques. À quelques exceptions près, elle s’attache aux difficultés pas ou mal gérées par les correcteurs orthographiques.
La Certification Voltaire et les règles sur lesquelles elle s’appuie ont été élaborées par la société Woonoz, éditrice de Projet Voltaire, avec le concours d’une équipe d'experts au sein de laquelle Bruno Dewaele, professeur agrégé de lettres modernes et champion du monde d’orthographe en titre (titre délivré à l’ONU à l'occasion d'un concours rassemblant 108 pays), joue un rôle de premier ordre.
L’examen en lui-même dure deux heures trente et propose de répondre à un QCM papier de 240 questions balayant de manière croisée un large éventail de difficultés. L'examen comprend aussi une petite dictée de quelques lignes.
Le score de la Certification Voltaire est compris entre 0 et 1000 points.
Les scores obtenus permettent d’appréhender quelles aptitudes sont acquises.
À titre de référence, un score de 500 points qualifiera un candidat qui connaît et applique les règles de l’orthographe d’un français courant ; le candidat qui aura obtenu 700 points disposera d’une très bonne maîtrise des règles orthographiques, des exceptions, des nuances grammaticales ; il est un référent en matière d’orthographe dans les écrits professionnels et pourra utilement relire ceux de ses collègues qui ont un doute ; avec 900 points, le candidat est un expert !
Il est courant d’entendre dans le monde professionnel des récriminations sur le niveau « déplorable » des jeunes – et des moins jeunes – en matière d’orthographe.
Or, avec l’usage croissant de l’e-mail au détriment du courrier, la majorité des écrits de l’entreprise part sans bénéficier du regard vigilant d’une secrétaire ni d’une relecture attentive.
Nombreux sont les dirigeants qui craignent que cela ne nuise à l’image de l’entreprise auprès de leurs interlocuteurs. Pour certaines professions, il en va même de la qualité intrinsèque de la prestation, comme dans le milieu juridique. De même lorsque la sécurité dépend de la précision des consignes, la précision du message est importante pour éviter toute mauvaise interprétation.
Pouvoir prouver que l’on a un bon niveau en orthographe devient donc un atout lors d’une recherche d’emploi.